Организация и проведение мероприятий
Кому-то может показаться, что организовать и провести любое приближающееся мероприятие – это чисто техническая работа, с которой справится каждый. Казалось бы, не нужно делать ничего особенного. Необходимо только вовремя составить список гостей и разослать приглашения, расставить нужное количество стульев по своим местам, обеспечить наличие микрофонов и подключить их, расставить столовые наборы и совершить иные очевидные манипуляции. Однако это лишь самая малая толика того, что действительно требуется для эффективной организации какого-то мероприятия: форума, юбилея, свадьбы, конференции, презентации, корпоратива или пиар-акции.
За кажущейся простотой скрывается кропотливая предварительная работа по подготовке к грядущему событию. От менеджера, занимающегося данным мероприятием, требуется продумать и предусмотреть буквально все. За сравнительно небольшое время, которое отведено на мероприятие, участвующие в нем люди должны получить максимум информации, суметь проанализировать ее, обсудить между собой, найти пути решения важных задач и пр.
Главной задачей тех, для кого организация и проведение мероприятий стало профессией, хобби и способом зарабатывать на жизнь, в каждом конкретном случае является создание оптимального микроклимата. Очень важно для участников и гостей будущего торжества создать наиболее благоприятные условия, что соответствовали бы их интересам и настроям. Иными словами, чтобы решить задачи, ради которых организовывается мероприятие, целевая аудитория должна находиться в самых комфортных для себя условиях.
Большое внимание стоит уделить поэтапной проработке плана проведения мероприятия. План должен создаваться таким образом, чтобы отвечать на вопросы о том, кого и каким образом приглашаем, где проводим мероприятие и что делаем. Процесс подготовки предполагает:
- обязательную разработку сценария,
- выбор места для проведения,
- проработку концепции оформления,
- организацию максимальной безопасности всех участвующих,
- тесное взаимодействие с рестораном (стационарно действующим или выездным),
- грамотно продуманную логистику.
Анализ проведенной работы даст возможность понять то, какого результата в итоге удалось добиться, в чем были слабые и сильные стороны прошедшего торжества. Очевидно, что выводы, которые будут сделаны специалистом, занимающимся подготовкой и проведением данного события, будут учтены и очень пригодятся в его последующей работе на данном поприще.
